Lavoro

Gli strumenti digitali per l’onboarding

A sviluppare i piani di inserimento è solitamente l’ufficio Risorse Umane, lo stesso che si occupa dell’assunzione delle nuove leve

La felicità e l’entusiasmo per essere stati assunti e cominciare una nuova esperienza lavorativa, magari quella tanto attesa e desiderata, può essere smorzata nel momento in cui l’azienda in cui si viene catapultati non ha predisposto nessun progetto di inserimento per i nuovi dipendenti. Un fenomeno che spesso porta alle dimissioni e all’abbandono degli incarichi ricevuti a causa di uno scarso coinvolgimento ed interessamento da parte dell’organizzazione. È dunque importante far si che il neo-assunto si trovi in una situazione di confort, aiutato nel percorrere la nuova strada ed indirizzato nella maniera più opportuna così che non nascano in lui stati di ansia e di stress.

Cos’è l’onboarding

L’onboarding è la soluzione e la risposta ai problemi sopracitati. Nel linguaggio managariale, con quest’espressione si descrivono un insieme di prassi che l’azienda mette in atto nel momento in cui inserisce una nuova risorsa tra le sue mura. Per quanto si possa essere formati ed aver fatto esperienze, ogni volta che si entra in una nuova realtà ci sarà sempre qualcosa di nuovo da imparare e da sapere. Proprio per questi motivi è necessario sviluppare piani strutturati di onboarding.

Il piano a cui dare origine non riguarda solo il lasso temporale circoscritto all’immediata assunzione del nuovo dipendente ma può arrivare a comprendere le azioni da mettere in pratica per un intero anno. Il fine è aumentare le performance del lavoratore e la sua soddisfazione, formarlo su ogni aspetto riguardante le sue mansioni, infondergli la cultura aziendale e indottrinarlo sul funzionamento totale dell’impresa.

Chi si occupa dell’onboarding

A sviluppare i piani di inserimento è solitamente l’ufficio Risorse Umane, lo stesso che si occupa dell’assunzione delle nuove leve. Al reparto HR il compito di predisporre i programmi per accogliere nel migliore dei modi i nuovi talenti e trattenerli in azienda. Oggi, con l’ausilio della tecnologia, è possibile dare vita in maniera ordinata, pratica e veloce ad un processo di digital onboarding con cospicui benefici sia per i dipendenti che per le Risorse Umane.

Strumenti digitali

In un mondo iperconnesso dov’è possibile avere acceso a qualsiasi tipo di informazioni in ogni momento, non potevano mancare strumenti utili a migliorare l’esperienza lavorativa. Grazie al digitale, i compiti che richiedevano settimane di lavoro per essere portati a termine oggi possono dichiararsi finiti in pochi istanti. Inoltre, le comunicazioni arrivano in modo più diretto ed istantaneo evitando inutili passaggi e “giochi del telefono” che spesso risultano poco efficienti.

Tra questi rientrano tutti i tool riguardanti le funzioni amministrative. Portali creati ad hoc ai quali ogni dipendente può accedere in qualsiasi momento per visionare buste paga, giorni di ferie, contratti, informative, orari timbrature, permessi e inserimento richieste. Attraverso l’uso della firma digitale sarà altrettanto facile e veloce inserire in pochi passi la propria documentazione o tutto ciò che necessita di essere protocollato dall’azienda. Il nuovo dipendente non dovrà più perdersi tra i vari uffici alla ricerca della persona giusta alla quale ricolgersi ma potrà svolgere il tutto tramite pc o smartphone in piena autonomia.

Alcuni portali offrono anche la possibilità di gestire la formazione e favorire l’apprendimento. Sono indubbiamente strumenti più costosi rispetto ad altri ma apportano notevoli benefici. I dipendenti avranno libero accesso a video lezioni o schede inerenti alle pratiche lavorative riconosciute dall’azienda. Il vantaggio è potersi formare ovunque si voglia e negli orari in linea alle proprie esigenze personali.

Ultimo esempio, le checklist. I processi di onboarding sono costituiti basandosi su una serie di obiettivi chiave modellati a seconda del caso specifico. Le checklist sono dunque un riassunto di tutte le attività previste per l’inserimento del nuovo arrivato di cui lo stesso potrà prendere visione. Un programma strutturato e suddiviso giorno per giorno utile per avere tutto sotto controllo.

Un buon processo di onboarding deve essere quindi ben pensato ed elaborato affinché si mantega alta la soddisfazione ed il senso d’appartenenza dei nuovi lavoratori. Che sia una semplice mail di benvenuto o la conoscenza dei nuovi colleghi e degli uffici, il reparto Risorse Umane non dovrà lasciare nulla al caso.

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